Mieti ensimmäistä päivääsi töissä. Olet uusi vasta valmistunut osaaja ja aloitat mielenkiintoisessa ensimmäisessä työssäsi. Edellisenä yönä on nukuttu vähän huonosti, kun jännittää. Haluat antaa hyvän kuvan itsestäsi, näyttäytyä positiivisessa valossa ja olla ystävällinen. Saat sylin täydeltä uusia laitteita, sinulle esitellään paljon uusia ihmisiä ja sinulle kerrotaan valtava määrä tietoa. Suurin osa unohtuu saman tien ja pian pää on ihan pökerryksissä. Ensimmäinen päivä on kaaos!

Oppeja asiantuntijoilta

Olen haastatellut asiantuntijoita sekä yksityiseltä että julkiselta sektorilta. Olen tivannut heiltä, mitä nuoret odottavat perehdytykseltä ja millaisia palautteita he ovat kuulleet onnistuneista työnaloituksista.

Uravalmentajat Sanna Virtanen Happiasta ja Esa Hukkanen Laurea- ammattikorkeakoulusta nostivat esille tarvetta huomioida yksilöllisyyttä perehdytyksessä. Heidän mukaansa paras mahdollinen perehdytystilanne on se, että uusi työntekijä itse pääsee vaikuttamaan perehdyttämisen tapoihin. Optimaalista olisi se, että nuorelle työntekijälle annetaan mahdollisuus kertoa, miten häntä tulisi johtaa ja miten hän vuorovaikuttaa muiden kanssa. Molemmat uravalmentajat korostivat myös sitä, että jo perehdytysvaiheessa on hyvä tuoda esille urakehityksen mahdollisuuksia, koska se luo pidemmän aikavälin sitoutumista työssä aloittavalle. Vastavalmistuneilla saattaa olla kokemusta työelämästä erilaisten kouluprojektien kautta, mutta odotukset eivät välttämättä kohtaa todellisuuden kanssa. Pohdimmekin Esa Hukkasen kanssa sitä, olisiko organisaatioilla ja korkeakouluilla syytä tehdä tiiviimpää yhteistyötä. Yhteistyö voisi olla hedelmällistä mm. työllistävän organisaation perehdytyksen ja toimintatapojen kehittämisessä.

Pudasjärven Hirsikampuksen rehtori Susanne Nyman nosti esille sen, että uudelle työntekijälle on hyvä mahdollistaa hetkiä reflektoida työtään ja oppimistaan, mutta myös purkaa kokemuksiaan. Matalan kynnyksen kohtaamiset työkavereiden ja esihenkilön kanssa luovat sitoutumista ja luottamusta. Keskusteluja voi tapahtua sovitusti mutta myös rennommissa hetkissä, kuten kimppakyydissä. Hän toi esille myös perehdyttäjän näkökulmaa, että perehdytysmateriaalia voi ja kannattaa muokata aina, kun esiin tulee hyväksi havaittuja toimintatapoja tai uutta tietoa.

Perehdyttämisaikana kontaktit tiimin ja esihenkilön kanssa ovat tärkeitä, jotta tutustutaan ja päästään luomaan luottamusta. Maanmittauslaitoksen kiinteistökirjaamisen prosessista perehdytystiimin vetäjä Anna Kaakinen kanssa keskusteltiin perehdytyksen toteutustavoista. Hän vahvisti, että esimerkiksi asiantuntijatyössä perehdytys on mahdollista tehdä täysin verkon välityksellä. Mallissa perehdyttäjä on joku muu kuin oman tiimin jäsen, jonka vuoksi tiimin jäsenten rooli on toimia enemmänkin ns. kummina uudelle henkilölle alussa. Tiimin tuki lähtee rakentumaan vahvemmin perehdytysvaiheen jälkeen. Virtuaalisesti tehtävä perehdytys vaatii laajan valikoiman erilaisia tiedonvälittämisen elementtejä, kuten videota, tekstiä, kyselyitä ja tehtäviä, jotta perehdyttäminen ei muutu puisevaksi. Virtuaalinen perehdytys vaatii myös aika paljon oma-aloitteisuutta uudelta työntekijältä.

Asiantuntijoiden näkökulmat voidaan tiivistää mainioksi perehdytysmalliksi: vaalitaan yksilöllisyyttä ja kohtaamisia, ja panostetaan perehdytysmateriaalin sisällön monimuotoisuuteen.

Kirjoittajan näkökulma

Olen itsekin perehdyttänyt tiimieni kanssa melkoisen määrän nuoria työntekijöitä. Näen perehdytyksessä kaksi elementtiä. Toinen on itse sisältö ja toinen on perehdytyksen toteutus. Lopputyössäni tai tässä blogissa ei niinkään käsitellä sisältöä, vaan toteutustapoja.

Kauhukuvani perehdytyksestä on se, että uudelle työntekijälle annetaan satoja sivuja sisältäväkansio käteen saatesanoin, että luehan siitä. Perehdytystä ei saa jättää uuden työntekijän omalle vastuulle, vaan esihenkilö, tiimi ja muut tehtävään osallistuvat pitää vastuuttaa selkeästi.

Perehdytyksen toteutus liittyy olennaisena osana siihen, miten hänet tuodaan osaksi työyhteisöä. Vierastan ajatusta, että uusi työntekijä pitää "ajaa sisään" samanlaiseksi kuin muut työntekijät: ajattelemaan ja työskentelemään samalla tavalla kuin aina ennenkin on tehty tai asennoitumaan kuten vanhat työntekijät. Ns. särmien hiomisen sijaan organisaatiokulttuurin olisi hyvä vaalia erilaista ajattelua ja annettava uudelle työntekijälle mahdollisuus tuoda uusia toimintamalleja yhteisöön. Dynamiikan on hyvä antaa muuttua. Uteliaisuus, annetaan sen loistaa puolin ja toisin.

Uusia ideoita perehdytykseen

Perehdytyksessä tiedon siirtäminen uudelle työntekijälle on muutettavan mallin ydin. Nuoret työntekijät ovat kasvaneet varsin erilaisessa verkkomaailmassa kuin me vanhemmat työntekijäsukupolvet. Olisiko perehdytyksessä ideaa ottaa elementtejä heidän maailmastaan? Käydään ensin läpi hyväksi havaittuja perehdytyksen menetelmiä ja lisätään sitten siihen lisämausteita.

Hyväksi havaitut perehdytyksen menetelmät

Valmistelu ennen aloitusta: varmistetaan, että uuden työntekijän työtila, tarvittavat välineet ja materiaalit ovat valmiina hänen ensimmäisenä työpäivänään.

Tervetuloa taloon: otetaan uusi työntekijä vastaan henkilökohtaisesti ja luodaan positiivisen vastaanottava ensivaikutelma. Tämä voi sisältää tervetuliaisviestin niiltä, jotka eivät ole paikalla, esittelykierroksen ja tiimin esittelyn.

Koulutus ja opastus: annetaan kattavaa tietoa organisaatiosta, menettelytavoista ja kulttuurista. Käydään läpi hallinnolliset asiat keskustellen.

Substanssikoulutus: räätälöidään työntekijän roolin ja tehtävien mukaan. Substanssikoulutuksen materiaali pilkotaan eri formaatteihin: tekstiä, videota, tehtäviä, verkkokoulutuksia ja muita hyväksi havaittuja malleja. Tärkeistä ohjeista on hyvä luoda malli useammalla formaatilla, jotta se palvelee kaikenlaisia tapoja oppia. Koulutus- ja perehdytysmateriaali tallennetaan yhteen paikkaan, joka on helppo löytää.

Mentorointi ja tuki: nimetään kokeneempi työntekijä tai mentori auttamaan uutta työntekijää hänen alkuaikanaan. Tämä henkilö voi tarjota ohjausta, tukea ja vastata kysymyksiin.

Tavoitteiden asettaminen ja odotusten hallinta: käydään yhdessä läpi työn tavoitteet ja odotukset alusta alkaen. Tämä auttaa uutta työntekijää ymmärtämään hänen roolinsa ja mitä häneltä odotetaan. Tärkeää on selvittää myös se, millaisia odotuksia työntekijällä työlle ja työnantajalle on.

Pitkäaikainen tuki ja kehitys: perehdytyksen ei tulisi päättyä ensimmäisten viikkojen jälkeen. Jatkuvaa tukea ja mahdollisuuksia ammatilliseen kehitykseen tarjotaan pitkällä aikavälilläkin.

Säännöllinen palaute ja arviointi: keskustellaan työssä suoriutumisesta tasaisin väliajoin. Esihenkilön on hyvä antaa säännöllistä palautetta uuden työntekijän suoriutumisesta ja edistymisestä. Työntekijä voi myös antaa palautetta perehdytyksen onnistumisesta, koulutuksesta ja omasta edistymisestään.

Sosiaalinen integraatio: kannustetaan uutta työntekijää osallistumaan tiimin ja organisaation sosiaalisiin tapahtumiin. Tämä auttaa häntä tuntemaan itsensä osaksi yhteisöä.

Perehdytyksen uusia ideoita

Luodaan työyhteisöstä ja työpaikasta lyhyet videot tai podcastit sopivalle somealustalle tutustuttavaksi ennen ensimmäistä työpäivää:

• Organisaatio, tiimin ja esihenkilön esittely ja johdon tervetulotoivotus
• Työpaikalle saapuminen ja mitä ensimmäisenä työpäivänä tapahtuu
• Millaista meillä on olla töissä, avataan työntekijä- ja työkaverinäkökulmaa sekä asiakaspalautteita
• Organisaatiokulttuurin esittelyä: mitkä ovat meidän arvot, missio ja visio

Otetaan käyttöön Chatbot hakemaan koulutusmateriaalin sisällöstä nopeasti tietoa:

• Käytetään mahdollisimman paljon tekoälytyökaluja helpottamaan perehdytystä

Mahdollistetaan mikro-oppiminen ja mobiilioppimissovellukset:

• Tarjotaan lyhyitä, helposti sulateltavia oppimisjaksoja mobiilisovellusten kautta, jotka mahdollistavat oppimisen missä ja milloin tahansa.
• Käytetään mikro-oppimista kattamaan tiettyjä taitoja tai teemoja, tarjoten nopeita ja tehokkaita oppimiskokemuksia.

Otetaan käyttöön pelinomaiset elementit (Gamification) perehdytyksessä:

• Käytetään esim. pisteytystä, tasojen saavuttamista ja virtuaalisia palkintoja rohkaisemaan aktiivista osallistumista ja oppimista perehdytyksen aikana.
• Luodaan interaktiivisia ja kilpailullisia tehtäviä, jotka liittyvät työtehtäviin ja organisaation arvoihin.

Otetaan käyttöön virtuaalitodellisuus (VR) ja laajennettu todellisuus (AR) perehdytyksessä mahdollisuuksien mukaan:

• Hyödynnetään VR- ja AR-teknologiaa luomaan immersiivisiä oppimiskokemuksia, kuten virtuaalisia työpaikkakierroksia tai interaktiivisia tehtäviä, jotka simuloivat työympäristöä ja -tilanteita.

Käytetään sosiaalista mediaa ja yhteisöllisiä alustoja:

• Käytetään sosiaalisen median alustoja ja yhteisöllisiä foorumeita perehdytyksen aikana, jotta uudet työntekijät voivat verkostoitua, jakaa kokemuksia ja oppia toisiltaan.
• Järjestetään "AMA" (Ask Me Anything) -sessioita kokeneiden työntekijöiden ja esihenkilön kanssa, joissa uudet työntekijät voivat kysyä neuvoja ja vinkkejä.

Otetaan käyttöön käänteinen mentorointi (Reverse mentoring):

• Uusille työntekijöille annetaan mahdollisuus toimia mentorina vanhemmille työntekijöille tietyissä aiheissa, kuten uusissa teknologioissa tai trendeissä. Tämä edistää tietojen jakamista ja yhteistyötä eri sukupolvien välillä.

Otetaan käyttöön virtuaaliset työpajat ja hackathonit:

• Järjestetään virtuaalisia työpajoja tai hackathoneja, joissa työntekijät voivat työskennellä yhdessä ratkaistakseen oikeita työhön liittyviä haasteita, esim. missä ohjeet tai työvälineet olisi hyvä säilyttää tai miten ratkaistaan asia, josta tulee koko ajan palautetta asiakkailta. Tämä edistää tiimityötä ja ongelmanratkaisutaitoja.

Yhteenveto

Perehdytyksellä luodaan sekä organisaatiolle että uudelle työntekijälle sopiva tapa tutustua toisiinsa, innostua yhdessä, välittää tietoa ja sitoutua yhteiseen tulevaisuuteen. Perehdytyksen kannattaa antaa elää ja kehittyä, jotta se toimii parhaalla mahdollisella tavalla. Dynaamiseen perehdytyksen kehittämiseen kannattaa osallistaa sekä uusia että kokeneempia työntekijä.

Perehdytys on organisaation käyntikortti.